节省时间方法_如何节省时间

乐雅养生网导读：如果你不知道节省时间方法，不珍惜时间，那么时间会给你教训的。节省时间方法是教你如何呵护时间，让时间回馈你。

高效处理事务

人们有时候会对你说：“在你空闲的时候做那件事吧，”但是，实际上这种“空闲”时间是没有的。即使当你躺在游泳池边时，那也是休闲时间，而非空闲时间。大多数成功者就是那些掌握了以下几种节约时间方法的人们。所有获得成功的人做事都分主次。来看看下面的精英是怎样高效处理事物的吧！

《世界主义者》月刊的主编海伦·格利·布朗总是在办公桌上放一本自己办的杂志。每当她受到什么事情引诱而消磨时间、做一些与杂志成功无关的事情时，看看那本杂志，她的注意力就会回到正事上来。安排事情先后顺序的一个方法是把要做的事情列成单子。每天晚上，把第二天要做的前20项工作简要地写下来，并在这一天当中，反复看几遍这个单子。完成单子上的各项任务的最好方法是给每项工作留出一个专门的时间。大多数想获得成功的人都利用有用的时间来写表示感谢、慰问和祝贺的私人信函。但是，如果所要写的是日常工作的备忘录、公函、资料汇总和表格的话，他们就会依靠以前写过的文字资料来节省大量时间。

《精粹》杂志的主编苏珊·泰勒起草了大约40种复信格式，从退稿到答复捐赠请求，样样俱备。这些信都储存在电脑中，可以随时调出、复制，只要改动几个关键的字词就成了一份专门写给某人的信件了。之后，泰勒常常会在信的结尾处加上一句亲笔写的问候语，以示亲切。

金融家j·b·富卡通过电话集中做生意，发了大财。他最重要的策略是在打电话之前把要说的话写下来。为了避免打电话时找不到人而捉迷藏，要及时给别人回电话，因为你很容易找到打电话的人，这样你的留言就不会堆积起来。如果那个人此时正忙，许多善于运用时间的人就会约个时间再回电话。在有些人的录音电话中留下详细的口信，可以使你免受长时间谈话之累，还会使你更快地得到答复。

作为一名着名的色彩顾问，苏珊娜·凯吉尔生前曾为许多知名人士设计房间和个人服装。为了应付她时间表上的各种事情，她依照一条从她祖母那里学来的原则：如果有什么工作要做，她立即就做。凯吉尔说，很多人把时间浪费在“准备开始”上。尽管你刚刚开始这么做事，你也会对自己这么快就做完了事情感到意外。记住，种树的最佳时间是20年前，仅次于它的最好时间就是现在。

追求完美的人与那些爱拖延的人浪费的时间一样多。瓦霍维娅公司前董事长托马斯·r·威廉斯发现，许多在银行界工作的年轻人不知道什么时候该停止研究方案，什么时候该着手结束工作。那些接受培训的人倒应该向工程师学习一些东西，工程师们懂得，他们应在某一日期前拿出可能的最佳方案。即使方案不那么完美，但是他们已经在规定的期限内做了最大的努力。每当你高效率地完成了一项工作或是解决了一个难题时，你不仅仅是节约了时间，而是在使你的生活更加快乐。本杰明·富兰克林曾经说过：“你热爱生命吗？那么就不要浪费时间，因为时间是组成生命的材料。”

如何节省时间

“忙”是上班、上班族的关键词。好些人一到单位，就忙得近乎四脚朝天，连喝水的功夫都没有。所以当他（她）们听说谷歌等公司不仅向员工供应丰盛的正餐，还有茶点饮料，纷纷表示羡慕嫉妒恨以及不可思议（会疑惑于谷歌公司的工程师们怎么可能有闲工夫去享用那些茶点饮料）。

待到下班，人们还会觉得体力已经或已近透支，疲累不堪。糟糕的是，工作任务还没完成，要么加班，要么就将在月末迎来极其惨淡的绩效评价。这种情况下，上班族会长时间陷于沮丧，抱怨自己如此辛苦的工作，却换不来好的绩效、收入、晋升机会，无法获得良好的发展空间。

必须指出的是，发出上述抱怨的人，有相当多数并不是不想做好工作，花在上班期间的时间和精力也确实足够多（为此在个人休闲娱乐乃至照顾家庭等方面作出很大牺牲）；但确实没能做好工作，而其症结恰恰在于没有将足够的时间花在工作上。

请注意，上班期间花费的时间，不等于用于工作的时间，后者所占前者的比重甚至在三分之一以下，而有大量时间被花费到了：上班后与同事们的闲聊、接听电话、一接到短信和邮件就去回复、浏览网页并更新个人的微博、在QQ等即时通讯软件跟朋友聊天（其中包括跟工作伙伴、业务对象的聊天，但即便是这种聊天，也包含大量毫无意义的闲侃）……除此之外，许多人并不懂得或者即便懂得却不能做好工作任务的统筹安排；同时做多种工作而无法对其中任何一项集中精力，频繁的从其中一项转换到另外一项，一天下来感觉什么事都没做完、没做好；工作极易被打断，不断承接上级、同事、业务对象的新要求，还不得不努力判断对方的意图或需要。

时间大量被浪费，或者耗在了毫无意义的环节，这才是上班族透支精力却无法获得良好反馈的原因。不少企业为此斥重资送员工参加时间管理一类的培训班，市面上也时常有这类图书占据畅销书榜的前列，但成效似乎并不能令人满意。在曾服务于美国财政部监理署、美联储、富达投资公司、赫兹汽车租赁公司等公司客户的时间管理和组织学专家肯尼斯·齐格勒看来，时间管理培训课程或图书给出了许多美妙的方法，却无法使用——因为课程设计者或图书编写者都假定上班族可以让工作期间的工作安排和执行井井有条，不考虑外在干扰。

我们所面临的实际情况是，我们多数人在开放的办公空间工作，不可能完全排除工作环境等因素的外部干扰；尽管可以通过沟通艺术与上级建立良好关系，但要让上级作出每一项工作安排时都考虑到我们的需要（而不是领导本人的管理便利），是不现实的；业务现场出现问题、客户提出诉求，也不会遵循理想化的时间管理安排。这也意味着，真正管用的时间管理课程，需要还原充满了干扰乃至部分混乱的工作秩序，而不能虚构出理想的、真空式的工作环境来提出方法。

肯尼斯·齐格勒在其所着的《每天节省2小时》一书中提出，要节省工作时间、提高效率和绩效，首先要适当的放慢节奏。对的，你没看错，是放慢而非加快节奏。人人都知道“欲速而不达”的道理，但工作任务一来、事情一多，我们往往会高估自己在忙乱状态下的统筹驾驭水平，试图同时做两件乃至更多的事情，正如前面已经提到的，还会不时加入跟他人的闲聊，当然只能持续极低的效率。反过来，就应该按照正确的任务排序，一次做一件事，力争一次搞定，并做到：拿起电话前想一想、写邮件前先计划一下、开会前先做好议程内容等准备。

当然，“一次做一件事”更多时候，应当按照工作需要，将类似的任务或活动批量处理，变成“一次做一类事”，譬如在半小时内打完需要打的工作联系电话，在15分钟内处理完工作邮件，等等。“一次做一类事”，不要带有任何的敷衍，譬如回复或撰写新的工作邮件，要尽可能遵循一些有助于提高效率的规则：在邮件主题一栏写明发邮件原因、在邮件前三行写明需要表达的诉求或下达的要求、邮件正文第一段内容控制在2-3行以使信息能够在预览面板上显示出来、邮件主题栏加上任务完成截止日期、对任务进行细分编号，等等；要求工作伙伴、业务对象遵循同样的邮件处理规则。

凡事预则立不预则废，每一个工作日快速进入工作状态的前提在于，头一个工作日结束阶段的10-15分钟，我们对工作清单进行过梳理，清楚各项任务办理情况，并排出新的轻重缓急顺序。肯尼斯·齐格勒指出，工作日开始的头一个小时是我们精力最为充沛、情绪最为平静的时候，应当依照头个工作日的设定来完成最重要的工作任务，而不是用来跟别人闲聊、回电话和邮件以及毫无边际的开会。在工作日头一个小时结束、最重要的工作任务（阶段性）完成后的一小段时间，再用来处理邮件、电话等事务。如此往复2-3个周期，在工作日上午，我们就基本能完成重要的工作任务，下午的工作时间再留出来开会。

要想获得较高的工作效率、更完整的利用工作时间，需要在排出工作次序的时候，将之告诉同事，并以恰当的方式反馈给上级。尽管这并不能杜绝那些以自我为中心的同事或上级仍然随心所欲随时提出要求，但可以与多数正常、友好的同事建立默契和互信。

你对时间好它会回馈你的。