【白领必懂的邮件潜规则】有哪些潜规则呢

乐雅养生网导读：大家都知道，在大多数公司里，因为保密和直达，公司内部正式的沟通交流大多用电子邮件，邮件不能乱发，有一些白领必懂的邮件潜规则，那白领必懂的邮件潜规则有哪些呢？知道的不知道的，都跟着小编看看白领必懂的邮件潜规则吧！

1、不要越级发邮件

E-mail的最重要特征就是容易被转发，这一点对于喜欢越级E-mail的“小聪明们”来说是致命的。

2、不要转发不该转发的E-mail

同样，假如你收到了某某同事发来的带有偏见内容的E-mail，你做到自己知道就行了，并深深感谢他的信任，不要到处转发或复制粘贴，更不要为证明“这不是我说的，是XX 说的”而当着他人面打开E-mail页面，你就变成了办公室的不良信息传播者，失去了同事最起码的信任。

3、保留好发送E-mail的证据

在发E-mail 时给自己抄送一份，或者保留在发件箱里。同样，其他人发给你的工作E-mail也要保留三个月以上再考虑永久删除，以备发生问题时“对质”。

4、私人E-mail躲开公司网络监控

很多公司都有网络监控一说，我们就宁可信其有吧。我们总有点私事吧，躲开监控也不难，可以用擅发E-mail 的手机，随时随地上网，发送接收都可以避开公司的网络监控。比如跟恋人谈谈情说说爱，或者跟培训班的老师发发作业，都很方便。

5、不要忘记E-mail的正确收发时间

同一个E-mail前后10分钟发送可能就影响大局。

把手机的E-mail收发设置短信一样的提醒声音；对于需要在确定的时间点上发送出去的重要E-mail可以在手机的备忘录中将其记录下来，一到时间就会提醒你。老板可以说没有看到E-mail，但你不能说你没有发。动一动手指头不麻烦，帮你省掉无数的误会、责备。

总结了一下邮件规范格式的书写要点。应该注意的有以下几点：

1.邮件主题

要有明确的邮件主题，最好能一目了然你要说的问题是什么。如果是给公司外部的人看，最好含有公司的名称。最好不要超过30个字。

2.邮件称呼与问候

邮件的开头要称呼收件人，这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的要求其给出必要回应的。如果是针对他这个职位上的事情发送的邮件，应按职务尊称对方人，但要把性别先搞清楚。在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。问候语，职场上应该简洁些，写“HI/您好”就可以了。结尾处的问候语则可以写“祝您顺利”之类的话就可以了。

3.邮件正文

内容简洁易懂，要事第一，结论在前，分析在后。如果事情复杂，最好使用1、2、3、4列几个段落分别说明。合理利用图片，表格等形式来辅助陈述。使用收信人容易接受的口吻陈述内容。根据收件人与自己的等级关系，熟悉程度等，选择恰当的语气陈述，多使用请、谢谢等词语。

4.邮件的字体

中文就用宋体或者黑体，英文可以选用Verdana或Arial字体。

5.邮件结尾签名

签名档应该设置多个，对内、对私、对外使用各不相同，字体应选择与正文文字匹配，但比正文字体小一些，Verdana字体就可以。

6.邮件回复

收到他人邮件要及时回复，及时还未来得及处理也要及时回复进行说明以表重视。当进行回复时，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。以免对方对回复的邮件产生疑惑，不知道解说的是什么问题。