职场人士必知的电子邮件礼节

乐雅养生网导读：职场人士必知的电子邮件礼节有哪些？现在人们办公都会用到互联网，特别是文件大家都是用电子邮件方式进行传送。那么职场人士必知的电子邮件礼节到底有哪些呢？小编马上来告诉你。

一、职场人士必知的电子邮件礼节

1、职场人士必知的电子邮件礼节

我们都应当讲究有关电子邮件的礼节，而这是需要下一番功夫的。尤其在商业界，我们崇尚信誉、掌握时机及合作分，并常高唱顾客至上，着重与顾客的沟通，以达成促销、增产与营利的目的。但我们常忽视了有关电子邮件的礼节；一些邋遢懒散的习惯，不仅会引起员工的窃笑，更容易在顾客面前闹笑话。

以下是一些很新进的电子邮件技巧及应注重的礼节：

（1）要提纲挈领

切忌使用含义不清的标题，例如：嘿！或是单单给你的！

（2）须简明扼要

针对需要回复及转寄的电子邮件，一定要清理回复的内容。在美国加州有一位传播学专家摩根女士曾举例说：我最近收到一份电子邮件，其中包括了辗转收送的十二个人之姓名，我实在没有必要知道这些讯息。有一个妙方就是寄信时采匿名附件收信者（bc）取代附件收信者（cc）方式，或是在转寄之前删除一切无关紧要或重复的内容，例如：原件中摘要（memo to）部分之主题、地址及日期等。

（3）注意回答问题的技巧

当回件答复问题的时候，最好只把相关的问题抄到回件，然后附上答案。不要用自动应答键，那样会把来件所有内容都包括到回件中；但也不要仅以“是的”二字回复，那样太生硬了，而且让读的人摸不着头脑。

（4）合宜地称呼收件者，并且在信尾签名

虽然电子邮件本身已标明了邮自哪方，寄与何人，但在邮件中注明收信者及寄件者大名乃是必须的礼节，包括在信件开头尊称收信者的姓名，在信尾也注明寄件者的姓名以及通讯地址、电话，以方便收信者未来与你的联系。

（5）切忌全文使用英文大写字母

这样写成的邮件太强势，甚至暗示寄件人懒得使用正确的文法。毕竟，这仍是种文字沟通方式，遵守标准的文书规范是一种职业礼貌。

（6）定期审查

定期重新审查你发过的电子邮件，评估其对商业往来所产生的影响。

2、电子邮件格式怎么写

（1）在发送电子邮件之前我们首先要有自己的邮箱，如果没有可以注册一个，其实很多朋友使用的QQ就自带有邮箱功能，当然如果你不喜欢使用QQ邮箱的话，还可以注册其他的邮箱，例如小编常用163等，对于使用哪种邮箱没有硬性的要求，自己喜欢即可。

（2）登陆邮箱之后我们点击通讯录，点击新建联系人，创建联系人的目的就是方便邮件的发送，不必每次发送的时候都输入对方的邮箱账号，输入联系人姓名和电子邮箱地址即可，其他的可填可不填写，只要你能够识别要发送的联系人即可。

（3）创建完成后，我们选中刚刚创建的联系人，然后点击写信，此时我们便来到了写信界面，其中发件人就是我们刚刚注册的邮箱，收件人就是我们刚刚选中的联系人，这两项就不用自己手动填写了。

（4）接着我们需要填写主题，也就是发送的标题，可以把发送的内容压缩成一句话形成标题，文本编辑框中填写就是我们发送的具体内容了，当然我们可以给发送内容添加一些样式，例如给文字加粗，标红，也可以给内容添加些表情，使它更生动形象。

（5）当然我们有时候在发送邮件的时候希望传送一些资料或者文件，此时我们就可以点击添加附件，然后选中我们需要传送的具体内容，点击打开即可，不同的邮箱可添加的最大附件也不同，163的最大附件是2G，超过之后就不能发送成功。如果你要发送的邮件特别紧急，我们还可以在最下方勾选紧急标识符，当然除了紧急选项之外我们还可以勾选其他选项，例如定时发送如果勾选了定时发送，我们需要填写发送时间，这样邮件就会在指定的时间发送了。

（6）完成邮件的填写和选择之后我们可以预览一下我们将要发送的邮件，点击预览按钮即可看到别人接受之后邮件的效果，看你是否满意，如果满意就可以点击发送按钮直接发送，如果不满意的话修改之后再行发送，当然如果你认为邮件内容还有待完善，可以先保存操作，等待有时间完善之后再行发送。

二、怎样写一封合格的电子邮件

1、无论使用什么邮箱来发放邮件，邮件的格式都是一样的注意事项

（1）首先是收件人和抄送人。

（2）收件人：是负责此事件的当时人，或者是主要人。

（3）抄送人：抄送给负责此事的人员的直属上级领导和发件人的直属上级领导。

2、注意

（1）如果负责此事的人就是部门领导人，就直接在收件人添加他的邮箱号。抄送就要抄送到领导的上级（如果只是小事情，就不用抄送给领导）。

（2）小事情的定义一般都不太好鉴定，所以你在发送邮件的时候可以询问你的上级领导。因为有些事情确实没有必要都抄送！

（3）收件人是多个，用“；”隔开。

3、主题

非常重要，每天往来的邮件多如牛毛，领导的邮件更是来自四面八方，不仅涉及到公司内部邮件，还有公司外部邮件，所以你的主题一定要明确提到事情的重点。否则你的邮件很可能石沉大海。

一般都是这样写：关于xxx事件xxxx。

4、称谓不能用昵称

但是外企可以用大家的英文名字，从上级到下级都可以使用；而在国内企业最好使用职位称呼，比如：xx经理、xx主管等等。

5、邮件内容

一定要简明扼要的将事情的原委说清楚，如果一句两句说不清楚的时候，最好采用分段法：使用1、2、3来把自己要说的重点叙述清楚。

6、落款

要写上自己部门名字及自己的全名、联系方式、写邮件的时间（外企写自己的英文名，留下部门电话，邮件地址等等）很多人发邮件的时候发完就完了，也不提及自己的姓名、联系方式，掐头去尾，这样显得邮件很不完整，也很没有礼貌。

注意：留部门电话的时候要留下分机号。

7、总体而言邮件算是完成了，如果你需要在邮件的内容有特别提醒注意的事情的事情，需要标注成其他的颜色以示提醒（但是一般不采用这样的，因为给他很紧张的感觉，除非特别紧急，这样就像是一封鸡毛信了）

8、添加附件

最后不要忘记添加附件。自己要说明的问题可能在邮件内容中无法阐述清楚，必须要附上一个电子表格或者一个文件来辅助说明问题。

9、如果在写邮件的过程中有重要的事情要处理，一定要记得先保存，等一下再接着写最后写完后要记得在有效时间内发送出去。（我的领导有时候忙起来了真是要忙忘记掉，写完了忘记发放邮件的事情总是常常发生）总之，关于电子邮件的一些礼节和格式及写法，小编就给大家讲到这里，希望对各位有所帮助。