如何掌控工作时间

乐雅养生网导读：如何掌控工作时间？为什么我们总是觉得工作量很少，但是身心十分疲惫呢？那是因为我们不懂得利用职场心理学的知识，合理的安排自己的时间。那么如何掌控工作时间呢？现在就来看看。

如果你每周只需工作四天会是什么场景？或者每周工作5天但每天只需工作3小时，又或者是由你自己决定工作小时数呢？

上周我在Haiku Productivity（意为：“三行俳句的生产力”，是一个旨在简化生活，在任何事情上都保持克制的系统）上探讨了克制自己的艺术。本周，让我们来见识一下我们如何通过这一系统变得更有影响力，使我们不被过多的工作所困扰，继而拥有更多自己支配的时间。

我知道，这听起来很好但显得很不现实。但是它并不是遥不可及的，如果你真的有强烈的愿望来控制你的工作生活话，这一切都取决于你是否愿意这样做。

我曾做过的事：

下面要讲的是我在过去的几个月里曾努力做到的事情，我想把这次经历与大家分享。那时我决定将我的工作时间压缩到每周3天，而这三天中每天做以往半天的工作。

为此我做了不少努力，平时我除了有一份全职工作，还要写博客和自由创作。

我并没有立刻开始这项压缩工作时间的计划。首先我试着每周工作4天，感觉真的很难做到。所以我开始精简我原先的一些工作，慢慢的，感觉似乎越来越容易实现了。

现在我已将所有工作安排在三天之内。这三天里我会花半天的时间给Zen Habits写文章，花两个半天进行自由创作，剩下的时间穿插着完成我平常的工作。为了做到这一点，我将这三项工作进行简化，压缩到最关键和核心的事情上。

目前，我得承认在这三天以外的时间里我有更多的事情要做，我会在这些时间中做些事情，比如说我会在工作日的时候干点别的活儿。但是那些核心以及关键的工作都会集中在这三天完成，其余的时间我会做一些包括个人项目。这些个人计划我很久就想做了，但一直苦于没有时间（比如自己写本书）。

我在空余的时间做什么？

我会回复读者们的邮件和评论；我会着手那些我很想做的计划（包括正在进行中的电子书和一本长期准备的着书计划）；我会与我的家人共度时光（那些天我通常下午3点休息）；而且不在周末工作。

我目前的工作时间安排还没有达到最理想的状态。我正在努力摆脱日复一日的工作（这样做首先可以省下不小的精力）并且尝试创造最理想的时间安排。这项计划需要长期努力，并不是简单的设定限制然后一夜间就能实现的。

如何做呢？

那么你究竟该如何精简你的工作时间呢？答案就在于设定一定的限制，但是你该怎样实现这项限制是最困难的地方。下面列出一些建议：

首先，设定限制。我建议定下像每周四天工作日这样的限制。但你也可以更有野心一点，争取达到每周3天或者更少。当然你也可以每周工作5天，每天工作6个小时。只要找到了最适合你的时间限制，就马上行动吧。

找到核心部分。好的，如果可供你工作的时间变少了，那么你该如何按时完成它们呢？你有两种选择：1、手底下快一点儿；2、减少工作量。我的建议是选择第二条。你必须清楚了解到底哪些是你最需要完成的工作，这样才能在你设置的限制内完成工作。比如说你想要将你的工作时间减少20%，那么就必须相应的减少20%的工作量。这就意味着你必须分清哪些是必须立即着手去做的，哪些是可以暂时推迟的。制作一份简短的列表。列出那些必须要做的事情，放弃那些不那么关键的事情。

消除剩余的工作。如果你列好了那些核心事务，那么来看看剩下的不那么关键的事情吧。有没有什么方法可以避免去做这些工作呢？有没有可能将他们委托、外包或者放弃他们？好好考虑这一点，因为如果你能通过各种方式将这些不必要的工作消除20%，你会向你设置的限制迈进了一大步。

批量处理。如果你每天都需要处理一些相似的事情，我建议你将他们合在一天完成。比如说我曾经每天都要在Zen Habits上发表文章，但是现在我是一次性完成所有的文章。而这种方法真的起到了缩短工作时间的作用。你可以将这个方法以此类推，应用到任何事情上。那些你每天都会做的事情，比如说发邮件或者打电话这种事情，你就可以将他们放在一天完成。然后把这些集中的工作想成每日专题。

分阶段完成。如果你设定的工作时间有太大的时间间隔，那么你往往无法立马完成它们。我建议能逐步的进行改善。一开始，设置一个比较短暂的限制（可以是每天一个小时，或者是每周五工作半天）。在第一阶段的工作上集中精神，当这一阶段完成后，继续下一阶段的工作。通过每一阶段的完成，最终实现总目标。

决定额外空余时间的用处。如果你本来的工作时间突然空出来了，那么你需要对这段时间设置限制。你已决定每天少工作1小时？那么你打算怎么用这一小时呢？在这段时间里你可以做很多事：有趣的计划、搞个副业、与你爱的人共度时光、阅读、运动、去海边，什么都可以。但要注意对这段时间加以限制，并且付诸实施。

有关社交的一点建议。无论是邮件，电话，即使讯息，Skype （中文为：讯佳普），推特还是别的通讯方式，你的工作时间会有一部分被他们占据。他们会完全占满你计划分配给他们的时间。你需要做的是给每一项你会用到的通讯方式划分时间范围。（类似于30分钟用于即时通讯，30分钟用于电话通讯，1个小时用于邮件通信）努力不要让任何一项超出他的时间范围。

如果我是个工薪族呢？

大部分人都不能完全掌控自己的工作时间。对此我很理解。我的工作时间看起来比其他人的更为灵活，但是这也是通过我有意识的调节得来的，为此我改变了自我期待，也改变了我老板以及我周围人对我的期待。如果他们希望我每周能工作40小时，那么我就会回应他们的期待。但是如果他们希望我做的是很关键的工作，并期待我能很好的完成的话，那么他们就不能要求我到底是花2小时还是40小时来完成它们。

当然，我也知道并不是所有人都能像我一样幸运的拥有这样的灵活性。那么你该怎样将Haiku Productivity的经验运用到你的实际工作中去呢？在实际工作中，这些经验还是很有效果的，只是没有像我这样明显。下面是一些小方法：

控制怀有的期待。你需要开始与你的老板谈谈他或她对你工作时间的期待了。他们究竟希望你完成什么目标？完成它的地点、方式或者你花在上面的时间是否对于完成整个目标至关重要？如果你可以在家完成它或者花更少的时间是否会对这个目标产生影响？我们所讲的高效并不是指完成更多的工作，而是完成更为重要的事情。然后去慢慢调节。如果你能改变人们对你的期待，那么这件事就已经上道了。

将空余时间用于其它计划。也许通过控制工作时间，在限定的（比如）6小时工作时间后你就能解脱了。但是你也有可能在6小时工作时间后无法休息。这种时候你应该利用这些空余时间来进行新的计划（根据你工作的灵活性，安排与工作相关的或者其他的计划），他们是你曾想做却没能完成的计划。我曾用我的空余时间来进行自由创作，但从此以后我的工作状态变得更加灵活可控。

在家工作。如果你可以在家工作，你一定要坚持。你要展现给你的老板看，通过一到两天在家工作的尝试，你能比在办公室里完成更多的工作。了解你的老板希望你那天完成什么样的工作进度，之后在那天超额完成。一旦老板允许你远程工作，你就可以计划你的工作时间了。一定注意要按时完成规定的工作，但至于怎么来完成就在于你了。

选择以项目为准的工作，而不是以工作时间为准的工作。这一条又返回到之前提到的控制期待的那一条了，但是你应该希望你的老板能以项目或者计划完成为基准来给你规定计划，而不是以你工作了多长时间来制定。如果你可以做到这一点，你就朝着可以控制工作时间的方向前进了一大步。

职场人如何更合理地安排工作，提高工作效率呢？

1、提高你的专注力

工作效能专家戴维艾伦认为，影响工作效率的最大阻碍是，人们对自己要办的事情缺乏切实的把握。他们既没有明确工作事项，也没有具体落实，于是事情就一直萦绕在人们的心头，既耗费精力，也造成了巨大的精神压力。实际上，大脑的主要功能是思考，而不是记事。所以，把想法从脑子里全部倒出来，列出一份清单，是非常重要的一步。

大脑清空后，接下来需要把大任务分解成一个个较小的“下一步行动”，然后集中精力逐项落实。这种方法实际上是在创造人们做事的动机：我看到我想要的结果，我相信我能做到，也知道怎么做。

艾伦是畅销书《搞定I：无压工作的艺术》的作者。在书中，他论述了列出工作清单，然后逐项推进的效能管理方法。他的拥趸们将这套方法称为“GTD”。GTD方法的主要原则是，用记录的方式将头脑中的各种任务移出来，并且安排好下一步行动，从而做到心无挂念，集中精力做好手头的事情。

GTD最大的用处是，干掉一件事是一件，把控时间的成就感就这么一点点的积累起来、养成习惯之后成为一种高效率的行为方式，对重建信心尤其是摆脱忙忙碌碌却一事无成那种挫败抑郁感很有帮助。

2、管理能量而非时间

工作效能专家托尼施瓦茨是EnergyProject公司的CEO。这家公司曾为包括索尼公司和美联银行在内的一些大型组织提供了咨询和培训服务，通过一个名为“能量管理计划”的项目，帮助数千位领导人和管理者建立起良好的习惯，科学地管理他们的能量，而非时间。最后的数据表明，参与该计划的员工的绩效表现均优于对照组，高能量能够创造出更高的绩效。

施瓦茨认为，延长工作时间之所以不可取，是因为时间是一种有限的资源。相比之下，能量则不同。人的能量包括四个基本层面——身体、情绪、思维、精神。他建议人们合理管理自己的能量，在一段时间的高度专注之后，要适当休息，做到能量的平衡。

能量管理计划首先从对体能的关注开始，因为一个好的身体能够产生更多能量。谁都知道营养不良、缺少运动、睡眠不足和休息不够会降低人的基础能量水平，削弱他们的情绪控制力和专注力。施瓦茨和他的同事帮助经理人制定一些能够增强、恢复和补充体能的习惯，敦促他们规律饮食，按时作息，加强锻炼。很多参与这一计划的管理者都反映，随着体能的增强，他们的工作效率也有所提高。

该计划的第二个关注点是情绪。施瓦茨认为不管外部压力有多大，人们只要控制好自己的情绪，就可以提高能量的质量。大多数人都发现，当自己情绪愉快的时候，往往就是绩效最高的时候。为做到这一点，除了注意工间休息，还应养成三个简单而有效的习惯——深呼吸放松自己，向他人表达赞赏，并且换一种积极的方式来讲述自己生活中发生的事件。事实证明，积极的情绪能够提高能量的质量水平。

该计划的第三个关注点是思想，思想必须集中。许多高管认为，如果有一大堆任务摆在面前，就必须同时着手处理，但实际上，这种做法会降低工作效率。施瓦茨建议高管们制定一些习惯来减少科技给生活带来的无情干扰。比如：只在固定时段接发电子邮件，开会时不接听电话，等等。集中注意力，使高管们的能量不致分散，他们就能在较短的时间内完成与过去相同的工作量。

该计划的第四个关注点是精神。施瓦茨认为，当人们的日常工作和活动与他们最为珍视的、能够赋予他们意义感和目的感的东西相一致时，他们的精神能量就会发挥作用。为此，人们需要理清优先事项，并以此为准在三个方面制定习惯：做自己最擅长和最喜欢的工作；有意识地为生活中最重要的领域分配时间和精力，认真工作，关心家庭、健康和他人；此外，还要在日常行为中奉行自己的核心价值观。

施瓦茨是一个严格自律的人，他强调要建立一套积极的程序，有意识地修正自己的行为。比如，他会把最重要的工作放在一早就做，因为这个时候人休息得最充分，注意力也最集中。而90%的人一上班就查收电子邮件，这等于把工作安排的主动权交给了别人。为了避免受到电子邮件的干扰，一个人应该定期处理自己的邮箱，这样可以避免邮件经常干扰我们的日常工作。

施瓦茨认为，为了有效地给员工补充能量，组织的着眼点必须从“向员工索取更多”转移到“为员工付出更多”，这样，他们才会鼓足干劲，才能为每天的工作投入更多。

3、建立个人精力管理模型

第一步：根据你的精力周期细分全天的时间。必须要承认，人在一天不同的时间段中，精力水平是不一样的。你首先要做的就是划分出你的“优质、中质、低质”时间段，之后才能将不同难度的事情安排到不同精力水平的时间段中去。

第二步：为你的每个时间段确定一个虚拟的精力总值。根据这个时间段的长短，和一定的标准（例如十五分钟对应一个0.5的精力值，半小时对应一个1的精力值等），为这个时间段建立一个总体数值。

第三步：定义事务的精力消耗值。每完成一件事情，都需要消耗你的时间和精力，但是消耗的多少是有区别的。你需要定义精力消耗的等级。（注意定义的等级尽量简单，不要有太多等级。）有一些事情做完以后不会消减你的精力，反而会提升你的精力，例如你做了一件自己特别喜欢的事情，或者是一个放松休闲的事情。不过根据我的经验，这种小小的精力提升不会特别多。

你只需要用各个时间段的精力总值，减去事务的精力消耗值，就可以估算出剩余精力，就可以知道自己这个时间段是不是能做得完这么多事情（相减为负，当然就意味着你做不了这么多事情；相减为正，就可以继续在这个时间段内安排事情）。

第四步：在合适的软件上分配你的待完成事务。把上面定义的分类体系移植到一个合适的时间管理软件中，你就可以开始实际的操作了。